Nội dung chính
- Sao y bản chính là gì?
- Bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc không?
- Phân biệt giữa bản sao y bản chính và bản sao công chứng
- Sao y bản chính có giá trị sử dụng trong 6 tháng thôi phải không?
- Những tài liệu nào có thể được sao y như bản chính?
- Sao y bản chính ở đâu?
- Tính pháp lý của bản sao y
- Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
- Tư vấn sao y bản chính điều lệ công ty?
- Trường hợp điều lệ công ty chưa có dấu của Sở Kế hoạch và Đầu tư
- Kết luận
Sao y là gì định nghĩa việc cấp bản sao từ sổ gốc là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức quản lý sổ gốc sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp phép bản sao cho người yêu cầu. Người dân thường gọi bản sao này là “sao y bản chính”, trong khi trong lĩnh vực pháp lý, thuật ngữ được sử dụng là “chứng thực” hoặc “thủ tục chứng thực bản sao”. Dưới đây, tôi sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến vấn đề này và chia sẻ những thông tin cần thiết cho quý độc giả.
Sao y bản chính là gì?
Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.
Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).
Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Bản sao y có giá trị pháp lý như bản gốc không?
Khi thực hiện các giao dịch thực tế, nếu cần sử dụng giấy tờ, bạn hoàn toàn có thể nộp bản sao y công chứng thay cho bản gốc. Bản sao y công chứng này có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc. Quy định về tính pháp lý của bản sao y công chứng được đề cập rõ ràng tại Điều 3 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Phân biệt giữa bản sao y bản chính và bản sao công chứng
Bản sao công chứng | Bản sao y bản chính | |
Giá trị pháp lý |
|
|
Thẩm quyền |
|
|
CSPL | Luật Công chứng 2014 | Nghị định 23/2015/NĐ-CP |
Sao y bản chính có giá trị sử dụng trong 6 tháng thôi phải không?
Thực tế, các cơ quan và đơn vị chỉ chấp nhận các bản sao được sao chép từ bản chính trong khoảng thời gian từ 03-06 tháng đến ngày nộp hồ sơ. Nếu thời hạn này bị vượt quá, thì bản sao sẽ không được chấp nhận. Tuy nhiên, bản sao chỉ có giá trị trong khi bản chính vẫn còn hiệu lực. Điều này có thể được sử dụng như một cơ sở để các cá nhân hoặc tổ chức giải quyết những trường hợp không chấp nhận bản sao y do vượt quá thời hạn.
Những tài liệu nào có thể được sao y như bản chính?
Trong trường hợp của bạn, nếu bạn muốn sao chép chính xác các tài liệu và văn bản của công ty mà được quy định trong sổ gốc của công ty của bạn, thì bạn có quyền sao chép chính xác như vậy. Thủ tục cấp lại bản sao hoặc sao chép chính xác như vậy sẽ được thực hiện cùng với việc cấp bản chính hoặc sau khi bản chính được cấp. Tuy nhiên, đối với các tài liệu và văn bản của các công ty khác, bạn không được phép sao chép chính xác như vậy nếu chúng không được quản lý trong sổ gốc của công ty của bạn. Nếu bạn sử dụng con dấu sao chép chính xác của công ty khác đối với các tài liệu và văn bản này, thì chúng sẽ không có giá trị pháp lý.
Tài liệu, tài liệu văn bản là cơ sở để xác minh bản sao từ bản gốc bao gồm:
- Bản gốc của giấy tờ, văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản gốc của giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập được xác nhận và đóng dấu bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Sao y bản chính ở đâu?
Theo quy định, để xác nhận bản sao chính các tài liệu, văn bản gốc, cơ quan có thẩm quyền là Phòng Tư pháp tại quận, huyện, thị xã nơi mà công ty của bạn có trụ sở hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn, phường hoặc các công chứng viên tại các tổ chức hành nghề công chứng sẽ thực hiện việc này.
Tính pháp lý của bản sao y
Tính pháp lý của bản sao y công chứng được quy định rất rõ trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 3 như sau: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Do đó, khi có các giao dịch cần sử dụng tài liệu, bạn có thể sử dụng bản sao y công chứng thay cho bản gốc và giá trị pháp lý của các bản sao này tương đương với bản gốc.
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
- Bước 1: Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ hoặc văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao cùng với bản sao cần chứng thực. Nếu người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính, thì cơ quan hoặc tổ chức sẽ chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ khi không có phương tiện để chụp.
- Bước 2: Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính và so sánh với bản sao. Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và bản chính giấy tờ hoặc văn bản không thuộc các trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, thì thực hiện chứng thực.
- Bước 3: Thực hiện chứng thực bằng cách ghi đầy đủ lời chứng từ bản chính theo mẫu quy định, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
- Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
Lưu ý:
- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên, lời chứng được ghi vào trang cuối. Nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.
- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc văn bản, hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ hoặc văn bản trong cùng một thời điểm sẽ được ghi một số chứng thực.
Tư vấn sao y bản chính điều lệ công ty?
Theo quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP:
Giấy tờ, văn bản bản chính không được sử dụng làm cơ sở để chứng thực bản sao trong các trường hợp sau:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”
Trường hợp điều lệ công ty chưa có dấu của Sở Kế hoạch và Đầu tư
Được coi là bản chính không thể sử dụng để chứng thực bản sao. Trước khi làm bản sao cho điều lệ công ty, bạn cần xin dấu cho bản chính điều lệ công ty tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đăng ký kinh doanh.
Sau khi đã xin được dấu cho bản chính điều lệ công ty, bạn có thể tiến hành làm bản sao y hệt như bản chính và xuất trình bản chính đã được xác nhận với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện chứng thực cho bản sao sau khi kiểm tra và đối chiếu với bản chính để đảm bảo tính hợp lệ.
Kết luận
Do đó, công ty dịch thuật Phú Sỹ Sơn gợi ra suy nghĩ về việc có thời hạn sáu tháng cho bản sao để đảm bảo an tâm hơn. Thực tế, một số giấy tờ không thể được sửa đổi hoặc bổ sung, ví dụ như chứng minh nhân dân hoặc bằng cấp. Do đó, việc xác định thời hạn hiệu lực cho bản sao không đúng. Bản sao có ý nghĩa là sự xác nhận của người cấp phát rằng tài liệu này được sao chép từ bản gốc vào thời điểm cấp phát.